1. Objeto y Ámbito de Aplicación

La presente Política establece los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de datos personales tratados por Fixcom Soluciones Informáticas S.A.S. (en adelante, “Fixcom”), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes.

Esta Política aplica a todos los datos personales tratados por Fixcom en el desarrollo de sus actividades comerciales, técnicas, administrativas y operativas, tanto en Colombia como en sus operaciones en el exterior.

2. Identificación del Responsable del Tratamiento

Razón social: Fixcom Soluciones Informáticas S.A.S.

NIT: 900.607.577-9

Domicilio: Bogotá D.C., Colombia

Dirección: Cra 22 #71 – 47

Correo electrónico: [email protected]

Teléfono: 601 2502631

3. Principios Rectores del Tratamiento

Fixcom garantiza que el tratamiento de datos personales se realizará conforme a los principios de:

• Legalidad
• Finalidad
• Libertad
• Veracidad o calidad
• Transparencia
• Acceso y circulación restringida
• Seguridad
• Confidencialidad

4. Finalidades del Tratamiento

4.1 Finalidades esenciales

Gestión de relaciones contractuales con clientes, proveedores, aliados y empleados.

• Prestación de servicios tecnológicos: TI, CCTV, alarmas, automatización, Odoo ERP, POS, hosting, desarrollo web y soluciones de parqueaderos.
• Facturación, recaudo, pagos y soporte administrativo.
• Cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias y contables.

4.2 Finalidades operativas y técnicas

Administración de plataformas, servidores, redes, sistemas de videovigilancia y dispositivos IoT.

• Gestión de tickets, soporte técnico y mantenimiento remoto o presencial.
• Auditoría, trazabilidad, control de accesos y seguridad informática.

4.3 Finalidades comerciales y de marketing

Envío de comunicaciones comerciales, promociones, campañas y contenidos informativos.

• Segmentación de audiencias y análisis de comportamiento digital.
• Encuestas de satisfacción y estudios de mercado.

4.4 Finalidades de seguridad física y digital

Control de acceso a instalaciones.

• Monitoreo mediante sistemas de videovigilancia.
• Prevención de fraude y protección de activos.

5. Datos Recolectados

Fixcom podrá recolectar y tratar:

• Datos de identificación: nombre, documento, correo, teléfono, dirección.
• Datos laborales y contractuales.
• Datos financieros necesarios para pagos y facturación.
• Datos técnicos: IP, logs, actividad en plataformas, configuraciones, accesos.
• Imágenes captadas por videovigilancia.
• Datos biométricos, conforme a la política específica publicada en el sitio web .
• Datos sensibles únicamente cuando sea estrictamente necesario y con autorización expresa.

6. Autorización del Titular

La recolección y tratamiento de datos personales requiere autorización previa, expresa e informada del titular, la cual podrá obtenerse mediante:

• Formularios físicos o digitales.
• Contratos, órdenes de servicio o acuerdos comerciales.
• Plataformas web, aplicaciones, sistemas de soporte y canales electrónicos.
• Mecanismos verificables de aceptación digital.

7. Derechos de los Titulares

Los titulares podrán ejercer los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso de sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando sea procedente.
• Acceder de manera gratuita a sus datos personales.

8. Procedimiento para Consultas y Reclamos

Las solicitudes deberán enviarse a:

Correo: [email protected]

Asunto: “Solicitud de tratamiento de datos personales”

Fixcom responderá dentro de los plazos establecidos en la Ley 1581 de 2012:

• Consultas: máximo 10 días hábiles.
• Reclamos: máximo 15 días hábiles.

9. Transmisión y Transferencia Internacional de Datos

Fixcom podrá transmitir o transferir datos personales a terceros ubicados en Colombia o en otros países, cuando:

• Sea necesario para la prestación de servicios tecnológicos.
• Exista relación contractual con proveedores o aliados.
• Sea requerido por autoridades competentes.
• En todos los casos se garantizarán medidas adecuadas de protección y acuerdos de transmisión.

10. Medidas de Seguridad

Fixcom implementa medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales, incluyendo:

• Cifrado en tránsito y reposo.
• Control de accesos y autenticación robusta.
• Protocolos de continuidad del negocio.
• Auditorías, monitoreo y gestión de incidentes.
• Almacenamiento seguro y políticas de respaldo.

11. Conservación y Supresión de Datos

Los datos serán conservados únicamente durante:

• El tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento.
• Los periodos exigidos por normas legales o contractuales.
• El tiempo requerido para auditorías o procesos judiciales.
• Cumplida la finalidad, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.

12. Modificaciones a la Política

Fixcom Soluciones Informáticas S.A.S podrá modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios serán publicados en los canales oficiales y entrarán en vigencia desde su divulgación.

13. Vigencia

La presente Política rige a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras Fixcom Soluciones Informáticas S.A.S realice tratamiento de datos personales.

Política de Tratamiento de Datos Biométricos

1. Objeto

Esta política establece los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, protección y eliminación de datos biométricos, considerados datos sensibles según la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias.

2. Finalidades del tratamiento

Fixcom Soluciones Informáticas S.A.S. podrá tratar datos biométricos exclusivamente para:

• Autenticación y control de acceso a sistemas, plataformas, dispositivos o instalaciones.
• Verificación de identidad en procesos operativos, administrativos o de seguridad.
• Registro de asistencia y trazabilidad de actividades cuando aplique.
• Prevención de fraude y protección de activos tecnológicos y físicos.
• Cumplimiento de obligaciones contractuales, legales o regulatorias.
• Los datos biométricos no serán utilizados para fines diferentes a los aquí descritos sin autorización expresa del titular.

3. Datos biométricos tratados

Dependiendo del servicio contratado o solución implementada, Fixcom podrá recolectar y tratar:

• Huellas dactilares
• Reconocimiento facial
• Geometría de mano
• Iris
• Voz para autenticación
• Registros derivados del uso de sistemas biométricos

4. Naturaleza sensible del dato

Los datos biométricos son datos sensibles, por lo que:

Su entrega es facultativa.

La negativa a suministrarlos no generará consecuencias adversas, salvo cuando sean indispensables para la prestación del servicio.

Se garantiza un tratamiento reforzado, seguro y proporcional.

5. Autorización del titular

Antes de recolectar datos biométricos, Fixcom solicitará autorización previa, expresa e informada, indicando:

• Finalidad del tratamiento
• Carácter sensible del dato
• Derechos del titular
• Mecanismos de consulta y reclamo
• Responsable del tratamiento

La autorización podrá ser física, digital o mediante mecanismos electrónicos verificables.

6. Conservación y supresión

Los datos biométricos serán conservados únicamente durante:

• El tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento
• El periodo exigido por normas contractuales o regulatorias
• El tiempo requerido para auditorías o procesos legales
• Cumplida la finalidad, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.

7. Medidas de seguridad

Fixcom implementa medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos biométricos, tales como:

• Cifrado en tránsito y en reposo
• Almacenamiento seguro en servidores controlados
• Control de accesos basado en roles
• Registros de auditoría
• Protocolos de respuesta ante incidentes
• Evaluaciones periódicas de seguridad

8. Transferencia y transmisión

Los datos biométricos no serán vendidos ni cedidos. Solo podrán ser compartidos con:

• Proveedores tecnológicos necesarios para la operación del sistema biométrico
• Autoridades competentes que lo soliciten legalmente
• Terceros autorizados expresamente por el titular
• En transmisiones a encargados, se firmarán acuerdos de confidencialidad y seguridad.

9. Derechos del titular

El titular podrá:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos
• Solicitar prueba de la autorización
• Ser informado sobre el uso de sus datos
• Presentar quejas ante la SIC
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando sea procedente

10. Responsable del tratamiento

Fixcom Soluciones Informáticas S.A.S. 

NIT: (900.607.577-9)

Dirección: Cra 22 #71 - 47

Correo: [email protected]

Teléfono: 601 2502631

11. Vigencia y modificaciones

Esta política entra en vigencia desde su publicación y podrá ser modificada en cualquier momento. Los cambios serán informados a través de los canales oficiales de Fixcom Soluciones Informáticas S.A.S